一、企业概况

    中国航发贵阳发动机设计研究所（以下简称该单位）始建于1968年5月9日，是我国航空发动机主设计单位之一，主要从事中、小推力涡轮喷气、涡轮风扇发动机产品研发工作。该设计所产品主要涉及涡喷、涡扇、涡轴和燃气轮机，具备完整的军民用航空发动机设计能力，秉承“动力强军、科技报国”的使命，以提升航空发动机自主研发能力为根本，不断拓展和丰富发动机型号研发、改进改型、使用发展等实践工作，正逐步发展为我国航空发动机设计强所。

    二、案例背景

    该单位2019年引入合同信息化管理平台。近年来单位内部型号研制项目突飞猛进，多个型号获得国家立项，采购、外协、试验、基建等重要领域的合同签订越来越多，合同管理难度越来越大，基于目前《合同管理办法》《采购管理办法》以及合同信息化平台，合同管控流程的部分管理弊端逐渐显现。比如合同签订原件在项目结束前长期保存在业务员手中，容易引发合同遗失风险；类似航空煤油等每年定点采购项目，每次采购都需开展询源比价、招投标等重复性工作，采购效率低下；开口合同（非固定合同金额）约定金额随意，导致合同经费超预算等等。

    为提高管理，解决当前合同管理水平与单位高质量发展需求不匹配、不平衡问题，提升工作效率，节省管理成本，加快研制瓶颈突破，督促采购部门、合同管理部门主动作为，以堵塞管理漏洞反哺廉洁风险防控，2023年单位内部立项开展合同管理流程优化专项行动，结合AEOS体系推进，运用走访调研、专题讨论、查阅资料、现场检查、过程监控、流程测试、穿针引线等7类管理方式，按照“边发现风险隐患边采取措施、重大问题集中纠偏改正”的工作思路，对合同管理全流程的操作性、适宜性、完整性进行分析研判，对重点环节的管理漏洞进行补充完善。通过专项行动，为单位营造良好合同管理和执行氛围，为型号研制持续健康发展提供坚实保障。

    三、主要举措

    （一）成立专项工作组

    成立专项工作组（以下简称工作组），对合同管理流程优化进行专项行动，主要履行以下职责：
    1.制定项目实施方案；
    2.组织开展合同管理流程优化专项监督检查；
    3.下达监督检查建议书；
    4.商讨制定问题整改措施；
    5.督促完成问题整改；
    6.协调解决项目实施过程中的问题；
    7.撰写项目结项报告；
    8.协调处理其他事项。

    （二）明确重点工作内容

    1.主要监督方向。以合同审批及签订、合同履行管理、合同档案管理、合同纠纷处理等合同管理流程体系重要部分为监督对象，重点检查顶层制度设计及执行是否到位、流程运行是否顺畅。包括以下几方面内容：
    （1）规章制度建设、执行情况。主要对规章制度的全面性、合法合规性、执行性、适宜性开展监督检查。
    （2）合同用印审批及签订情况。主要对合同用印材料、合同条款的全面性、准确性、合规有效性等开展监督检查。
    （3）合同履行情况。主要对合同履约、交付验收及付款等工作合规性开展监督检查。
    （4）合同档案管理。主要对合同过程归档开展监督检查。
    （5）合同纠纷处理情况。主要对合同出现争议事项的处理工作开展监督检查。
    2.主要检查要点。根据监督方向和内容，找准突破点，以点带线、以线带面，全面梳理合同管理链条，在理顺合同管理流程的同时，加强诚信合规教育，提升契约精神，促进诚信履约。
    （1）合同相关制度建立及其执行
    内控环节：内部控制制度是否建立；制度是否健全、可操作；是否严格执行。合同业务循环及审批流程：合同业务循环流程是否顺畅，审批权限是否明确。
    （2）合同签订
    合同用印是否规范；合同条款审查是否到位；是否开展风险评估；是否明确双方的违约责任，提高合同的约束力和严肃性；是否对供应商主体资格、信用状况等进行关联评估和审查；合同的签署是否经过适当授权并履行必要的审批程序；到期合同是否履行相关程序重新签订协议。
    （3）合同管理
    是否建立合同台账，对合同执行情况进行跟踪；项目合同归档是否及时、准确；合同争议是否及时处理；合同签订金额执行是否到位；合同变更流程是否切实可行。
    （4）廉洁风险防控、教育监督
    是否对发现的违规行为进行内部提醒约谈；是否对采购人员进行日常廉政管理；是否存在不相容岗位未分离问题；是否存在关键环节、关键岗位不受制约、脱离监督等等。

    （三）创新工作方式方法

    在专项行动中，工作组主要采取走访调研、专题讨论、查阅资料、现场检查、过程监控、流程测试、穿针引线等7类方式推动工作开展。
    1.走访调研。工作组走访科研部采购管理室，对当前采购管理突出的问题和难点进行调研；走访财务部对合同支付流程运行情况进行调研；走访科研保障中心，对服务类采购合同的签订及执行情况进行调研；走访浪潮合同管理平台开发商，对系统运行稳定性进行调研，通过调研掌握基本情况。
    2.专题讨论。组织合同管理部门、采购部门、信息化管理部门、浪潮平台开发商，针对合同管理优化环节进行讨论，形成优化方案，组织实施。
    3.查阅资料。赴档案馆查阅合同归档情况；赴科研部查阅项目档案保存情况；在合同管理平台查阅电子档案上传情况。
    4.现场检查。协同合同管理部门，开展合同管理专项检查，通报检查问题，督促整改实施。
    5.过程监控。针对信息化手段，对合同归档情况、长期合同实际金额执行情况进行监控，防止风险。
    6.流程测试。针对新开发的流程，进行测试运用。
    7.穿针引线。依托于合同管理信息化模块，通过穿针引线法，把采购管理、供应商选取、合同签订、合同支付等多个信息化模块贯穿协同监督，分析研判流程模块相互之间衔接是否高效顺畅，发现堵点、漏点。

    （四）强化诚信履约能力提升     
     合同作为交易双方契约凭证，对双方的权利、义务进行约定。优化合同管理流程既是在加强内部管控节点的同时，促使业务人员守规遵纪，亦是督促合同文本有效执行，确保合同条款顺利实现，通过外在因素强制性保障合同条款实施，提升合同双方履职能力，降低风险。工作组针对内部管理主要开展以下工作。
    1.流程宣贯。针对新修订的规章制度，工作组及时开展宣传宣贯，尤其对合同变更请印流程的变化、开口合同总金额约定、知识产权条款完善等重点内容进行解读，提高合同经办人员的业务履职能力，促进内部管理持续规范。
    2.账务清理。围绕中小企业的采购业务，组织开展中小企业未结款项清理，针对历史遗留坏账、长期无人问津尾款、挂账异常等情况进行梳理，督促财务部门、采购部门协同联动，共同解决未支付款项的履约事项，主动履约，提高单位信誉。
    3.外部管控。加强外委厂家、外部试验单位履约管控，针对履约不及时、履约不诚信等行为，发布履约提示函，或根据实际任务调整，签订补充协议，确保双方权利义务持续得到保障，督促合同执行闭环。

    四、实施效果

    通过合同管理流程优化专项行动，收到了经济效益、管理效益、社会效益和诚信效益等四个方面成效。

    （一）经济效益

    工作组通过对开口合同签订总金额进行管控，改变以往开口合同实际执行金额随意变更模式，倒逼采购预算精准性和可执行性，提高单项采购的预算执行效率，按照合同总金额控制原则，仅在运输类长期合同执行中，预计降低合同执行金额21.7万元。同时，通过开发订货单管理模式，实时管控订货需求，降低航空煤油实际采购量635.47万元，有效提高全所资金使用效率，也降低航空煤油库存使用。

    （二）管理效益

    一是促进合规管理。本项目完善了《合同管理办法》《采购合同管理细则》《采购管理规定》《招标管理办法》《科研合同管理细则》等5个制度，优化了4个合同流程控制点，新开发1个订货单管理流程，促进传统的采购模式发生部分根本性转变，大大提高了管理效率。二是缩短了合同办理周期，通过对合同签订进行管控，平均合同签订周期从80天降低到40天左右，提高了合同审签效率。三是开发合同预归档流程，督促业务员及时归档，通过信息化手段实现合同归档管控，截至项目结束，合同归档完成率达91%。

    （三）社会效益

    一是提高了客户满意度。合同签订效率的提升，加大客户对单位的信心，产品交付周期也相应得到提升，客户满意度得到提高。二是提高合作供应商的满意度，订货单流程的开发，降低了供应商提供资料的繁琐流程，一次谈判，全年有效，提高供应商满意度。三是提高职工满意度。通过对合同归档流程优化，职工在合同印章请印结束后，可立即开始合同归档，省去保存合同的工作和合同遗失的风险，提高职工满意度。

    （四）诚信效益

    工作组在项目实施过程中，有效结合审计、巡视发现的问题，开展研究讨论，主动开展履约清理，联系清理历史遗留业务10余项，针对外部部分超节点履约单位，督促业务部门及时函联对方单位，开展业务执行大起底，确保单位内部科研型号任务完成按照既定节点稳步推进，提升单位在行业内和市场上的信誉力。

    五、经验启示

    （一）强化组织领导，注重顶层策划
多种渠道调研合同管理现状，单位党委领导班子高度重视合同流程优化工作，给予合同管理流程优化提出具体指导意见。

    为进一步落实党委委员对分管领域提出的具体问题，工作组从“监督的再监督”角度，跳出流程看流程，充分吸收采购部门、财务部门领导进入工作组，站在全局推动合同管理流程优化工作。通过项目的具体参与，也进一步压紧压实职能部门的监管职责，督促职能部门监督视角的养成，促使业务监管嵌入流程，建立健全各类监督贯通融合，逐步培养主动监督、靠前监督、精准监督的内部监督控制机制。

    （二）强化系统施治，推动问题解决

    工作组秉承“全流程、全周期”理念，在合同管理流程优化过程中，以全局的视野考虑单个合同控制环节的改进，组织相关方开展流程优化讨论，从风险防控、高效合规的角度提出改进建议，对项目实施过程的针对性、系统性进行控制，推动项目积极健康发展，促进重要监督点得到彻底有效识别，指导项目参与人员及时依据单位实际情况，优化管理方案。比如，在开口合同总金额控制环节，财务部门只关注到整体合同支付不能超过预估金额，需要停止原有的合同金额变更简易流程，加强风险把控。但未注意到部分开口合同，是以实际发生金额结算的具体情况，经同采购部门沟通协调，在合同支付平台所关联的合同管理平台中，保留合同执行金额内部变更申请，同时限定合同总金额，达到满足双方需求的目的。针对上述问题，工作组组织采购部门、合同管理部门分别完善对《采购管理规定》《合同管理办法》有关开口合同预估金额和改进开口合同审批流程的修订，促进流程优化。

    （三）强化制度建设，形成长效机制

    工作组积极促进合同管理相关业务配套制度的完善，加大监管力度，堵塞管理漏洞，防范重大风险，扎紧扎牢制度笼子。通过合同管理平台的优化，促进《合同管理办法》《采购合同管理细则》《采购管理规定》《招标管理办法》《科研合同管理细则》等5个制度的更新，对其中涉及的合同金额预估、合同预归档、不相容职务管理、科研合同招标金额界定、开口合同审签流程、订货单管理模式等9个方面内容进行优化，完善了业务流程，细化职能部门及相关人员责任，摸清监督工作脉络，促使专项监督检查工作做到有的放矢。

    （四）强化风险防控，筑牢思想防线
在项目推进过程中，工作组督促采购管理部门、合同管理部门对近两年在合同签订过程中存在的低层次问题进行举一反三清理，针对立行立改项立即整改，针对无法整改项进行追责问责。共梳理问题143项，对18名责任人进行批评教育，促进业务人员在采购合同办理过程中，树立合规意识，降低廉洁从业风险。

    （五）强化问题整改，促进效能提升

    工作组通过积极督查督办，督促合同管理部门完善流程优化，并指导具体实施，及时纠正行为偏差和管理缺陷，形成专项监督检查闭环管理。在施行订货单管理流程后，采购部门在航空煤油、探针等开口合同采购过程中，以订货单形式加强采购过程管理，由原来“每次开展询源比价、重复签订采购合同”模式，转变为“签订主合同，单次采购以订货单实际约定数量结算”，采购周期由一个月缩短为一周，采购效率得到提高。

    通过专项行动，工作组理顺了采购流程的部分缺陷，优化了合同管理平台的流程控制节点，提升了业务人员诚信履约意识，为国有资产保值增值营造良好的制度和诚信氛围，促进采购合规性建设。

案例创造单位：中国航发贵阳发动机设计研究所
案例创造者：莫青平